Utiliser un questionnaire dans l’évènementiel : le meilleur outil pour accompagner votre réussite

Vous êtes gérant d’entreprise, chargé de communication, responsable des ressources humaines et avez en charge l’organisation d’un évènement ponctuel ? Alors l’utilisation du questionnaire en ligne est un outil tout trouvé pour créer votre évènement de A à Z. D’ailleurs, ce n’est pas pour rien que la plupart des grandes sociétés d’évènementiel ne jurent que par cet outil, à la fois interactif et personnalisable. Depuis la planification d'évènement jusqu’à la récolte d’avis, découvrez les avantages du questionnaire en ligne dans l’évènementiel.

Source : Pixabay

Utilisez le questionnaire pour planifier votre évènement… 

Le secret, c’est de bien vous y prendre à l’avance. Vos potentiels clients et participants ont besoin d’une dynamique à laquelle se rattacher : les interroger sur une soirée de Nouvel an en octobre semble un peu tôt, mais les solliciter à la mi-décembre semble déjà un peu tard.

Il faut également que vous ayez un thème à leur proposer. Si votre évènement est déjà défini, alors le questionnaire pourra vous aider en matière de logistique (en interrogeant par exemple sur les restrictions alimentaires des convives). En revanche, si vous n’avez pas encore de thème défini, alors ce questionnaire pourra vous permettre d’élaborer un évènement à la hauteur des attentes de vos participants. En laissant libre cours à leur imagination, c’est le meilleur moyen de créer une cohésion de groupe, ou bien de fidéliser une clientèle.  

Une fois les questions du timing et du thème réglées, vous pouvez passer à la partie la plus intéressante : créer votre questionnaire entièrement personnalisé. C’est le moment d’inclure le logo de votre société, des images de vos bureaux ou du lieu de réception, pour donner envie aux répondants. Instaurez un système de quizz ou de questions ouvertes et fermées pour obtenir un maximum de réponses.

Grâce à SurveyNuts, vous pouvez même aller plus loin et organiser sereinement votre évènement, en ayant recours au nuage de mots pour l’analyse des résultats de vos répondants : vous verrez en quelques mots ce que vos convives attendent de cet évènement et pourrez agir en conséquence !

… Ou bien pour récolter des avis

Dans l’idéal, il faut envoyer votre questionnaire rapidement après l’évènement, de préférence dans les deux jours. C’est pourquoi nous vous conseillons de le préparer à l’avance tout en précisant bien que vous fixez une date de fin de sondage.

Envoyez votre sondage d’opinions via une URL sécurisée à l’ensemble des convives s’il s’agissait d’un évènement privé, ou bien partagez votre questionnaire de manière publique pour que chacun ait son mot à dire.

N’oubliez cependant pas l’anonymat : faites en sorte que personne ne voit les commentaires des autres répondants, sous peine de restreindre leur liberté de réponse. De votre côté, vous pouvez récolter l’ensemble des résultats sous forme de graphiques, surtout pour les réponses fermées (oui/non) : le visuel est toujours beaucoup plus parlant pour déterminer le niveau de réussite de votre évènement.

N’hésitez pas à conserver l’ensemble des réponses en les exportant au format Excel ou CSV., pour procéder à d’autres croisements de données sur votre ordinateur. Cette fonctionnalité est d’autant plus utile si vous êtes amené à réitérer votre expérience de chargé évènementiel.

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Faites-le savoir autour de vous ! 

Le meilleur moyen pour obtenir des réponses à votre questionnaire est de connaître vos audiences. Pour un évènement privé, comme une collecte de fonds ou une cérémonie officielle, vous pouvez partager votre questionnaire de planification ou votre sondage d’opinion sur le site de l’organisateur de l’évènement : ainsi, ce sont bien les personnes concernées qui y répondront. Sinon, envoyez-leur le lien de partage par email, afin de pouvoir traiter les résultats de manière individuelle et ainsi fournir un retour personnalisé à chacun des répondants.

Pour un évènement public, comme un concert dans un bar ou une soirée dansante, vous pourrez non seulement partager votre questionnaire sur votre site internet, mais aussi le partager via les réseaux sociaux. De plus, vos répondants pourront participer à l’enquête en seulement quelques clics, depuis leur mobile : SurveyNuts a amélioré cette fonctionnalité dans le but d’élargir vos horizons et de rendre votre questionnaire accessible en tous lieux et tous temps.

Les questionnaires sont le meilleur levier pour vous de créer du lien avant ou après un évènement : s’ils vous aident à planifier, ils vous aident aussi à vous améliorer. C’est pourquoi, dans l’évènementiel, il ne faut pas hésiter à récompenser la participation de vos répondants !